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09 Luglio 2018

Come gestire il tempo in studio, e non solo quello dedicato alla clinica

I consigli del prof. Antonio Pelliccia per ottimizzare e ridurre criticità


Tenere sotto controllo tempo e stress, senza che siano questi ultimi a prendere il sopravvento, è fondamentale per una buona organizzazione dello studio, ma per farlo serve un metodo. Elemento determinante è la comunicazione interna e il lavoro di squadra, perché da qui deriva “la migliore motivazione” di chi opera nello studio, ma un grande valore è quello di prevedere i tempi di ogni attività, considerando che non c’è solo la clinica e la gestione dello studio, ma anche le relazioni, e in primis quella con il paziente.

Sono queste alcune delle riflessioni sulla variabile del tempo nella organizzazione dello studio proposte da Antonio Pelliccia, Professore di Economia ed Organizzazione Aziendale presso l’Università Vita, esperto in Strategie di Impresa e Gestione Strategica delle Risorse Umane, argomento approfondito anche durante il Post graduate Management & Marketing in Odontoiatria organizzato all’Università San Raffaele di Milano (link).  “Lo stress e la pressione lavorativa, la determinazione dell’orario di lavoro e dell’autonomia delle persone, l’ergonomia del posto di lavoro sono aspetti fondamentali nella gestione dello Studio dentistico”.

Così “tenere sotto controllo tempo e stress è fondamentale”, ma richiede “un metodo”. Elemento “vitale è la comunicazione interna” e il lavoro di squadra, ma occorre considerare che “dell’equipe fanno parte anche i pazienti”. Ecco che “una corretta comunicazione verso questi ultimi ne responsabilizza il comportamento, ma soprattutto riduce le dispersioni organizzative. All’aumentare della motivazione del paziente, anche la retta dell’efficienza della terapia cresce e si riducono i costi”.


Per garantire “efficienza e controllo” delle attività dello studio l’agenda, strumento di management, e un ufficio ordinato sono elementi importanti. Ma, in generale, “possiamo dividere le attività dell’ambulatorio in due macro branche: quelle cliniche e quelle extra-cliniche. Del tempo totale di apertura dello studio, una percentuale tra il 20% e il 58% è da considerarsi “tempo di servizio”, dedicato alle attività di organizzazione e riordino, cliniche ed extra-cliniche, nonché alle metodologie operative eseguite”. In questo, assumono “una rilevanza determinante i protocolli cliniciche vanno ben definiti e rispettati il più possibile”.


In ogni caso, “il tempo non produttivo è fisiologico ed è sempre determinato da cause collegate con la qualità dell’organizzazione. Tra queste incidono le abitudini dei pazienti (a volte si agisce in un territorio dove le abitudini al ritardo sono la norma, anche per le difficoltà di parcheggio o degli spostamenti, etc.), ma anche i colloqui non previsti e le telefonate private, le urgenze”, come pure «il recupero dei ritardi, gli imprevisti”. Così, “uno degli errori più frequenti nella gestione degli appuntamenti è quello di non prevedere, nell’arco di una giornata lavorativa, dei tempi “cuscinetto”, ovvero stabilire la durata dell’appuntamento in base alla durata della sola prestazione medica, senza considerare gli importanti tempi di relazione con il paziente e di riordino. Occorre anche prevedere dei tempi da dedicare alle urgenze o per nuove visite”.

Mentre nella “pianificazione clinica, per un’ottima programmazione, è importante per prima cosa quantificare il tempo medio di ogni tipo di prestazione, al quale andrà sommato il tempo specifico per la pulizia della sala medica (tempo che potrà variare da prestazione a prestazione) e altri due tempi “cuscinetto” quali il tempo di attesa del paziente in sala d’aspetto e il tempo di segreteria (necessario per fissare un nuovo appuntamento)”.


E un ulteriore consiglio “è quello di cercare di concentrare giornate con appuntamenti chirurgici e giornate per visite e controlli e non lasciarsi influenzare, ma ascoltare le esigenze del paziente per gestire le prime visite in modo da poter dedicare il massimo tempo alla comunicazione dialogica”.  

Quanto alla puntualità, occorre ricordare che «i pazienti, anche inconsciamente, a volte, adattano il loro comportamento sulla base dell’esempio offerto dallo staff dello studio”. 

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