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28 Novembre 2013

Creare un sistema amministrativo interno allo studio specializzato nella gestione fiscale per compensare la crisi

Intervista a Paolo Bortolini esperto di economia aziendale

Ottimizzare l'organizzazione del proprio studio può essere un'ottima soluzione per compensare il calo di pazienti. Ma anche prestare attenzione alla parte fiscale, programmando investimenti e spese, può essere utile; come sanno bene i dentisti italiani in questi giorni alle prese con i versamenti degli acconti fiscali.
Il prof. Paolo Bortolini è un consulente aziendale e da anni si occupa del settore odontoiatrico aiutando i dentisti a gestire il proprio studio e tenendo corsi, tra questi vi segnaliamo quello in programma il 14 dicembre a Roma. Con lui abbiamo cercato di capire come il dentista può migliorare la redditività del proprio studio.

Prof. Bortolini, nella gestione dello studio odontoiatrico quali sono le criticità più frequenti?

In generale, penso, che il numero delle possibili criticità sia pari a quello dei dentisti e non esistono soluzioni erga omnes.
Ciò che distinguerà le situazioni è la volontà di cambiarle anziché subirle, imparando ad individuare le vere cause dei problemi, cosa che da sola spesso li ridimensiona e consente di vedere soluzioni dove prima c'era il buio. Per gli aspetti economici, finanziari e fiscali della professione, questo si può fare solo con ben definite conoscenze, unite a metodi e strumenti di raccolta e analisi dei dati adatti allo scopo. Un difetto che riscontro ancora in molti dentisti, è il pensare che qualcun altro, il personale, il commercialista o un consulente, possa sostituirti in queste applicazioni. Nulla di più sbagliato, si tratta di elementi da acquisire e coltivare personalmente, per il semplice motivo che gli interessi in gioco sono troppo alti per affidarsi completamente ad altri.

Mantenendo alta la qualità delle prestazioni offerte, come è possibile tenere sotto controllo i costi di gestione?

I costi vanno controllati in ogni caso, è un principio base dell'economia: se sostieni costi superiori al prezzo ci rimetti di tasca tua. Noto invece una diffusa sottovalutazione del problema. Molti non sanno quali sono i costi delle prestazioni che eseguono, tantomeno riescono a controllarli, anche perché servono software specifici e molti dei normali gestionali odontoiatrici non lo sono. Di conseguenza sarà inevitabile chiedere parcelle commisurate "al naso" sperando sulla fortuna, che di questi tempi è merce rara. Il risultato è, come sostengo da tempo, che il guadagno annuale di uno studio medio è dato dal buon risultato economico del 20% dei pazienti e delle prestazioni, mentre il restante 80% fa rimettere o se va bene pareggiare. Anche davanti a queste evidenze, su certe prestazioni molti dentisti continuano a lavorare rimettendoci. Non mi sembra logico. Se non si applica una tariffa adeguata a far guadagnare, è meglio non eseguire la prestazione, a meno che non lo si faccia per imparare o per motivi umanitari. Il tempo così risparmiato potrà essere dedicato a studiare, a riprogettare i processi, produttivi, comunicazionali e amministrativi, cose che aiuteranno senz'altro a convincere i clienti a pagare la giusta tariffa.

Ma allora quali sono gli strumenti che possono aiutare l'odontoiatra a gestire meglio il proprio studio?

Il controllo di gestione, per produrre risultati, ha bisogno di tre sistemi distinti: il "gestionale" odontoiatrico, il software amministrativo propriamente detto, il commercialista. Il secondo controlla gli altri, verificando da un lato se l'inserimento nel "gestionale" delle prestazioni eseguite e degli incassi è corretto, cosa da non dare per scontata se ci sono diverse "mani" che lo fanno; dall'altro lato, se il commercialista ha recepito interamente e correttamente incassi e spese ai fini della contabilità obbligatoria, della dichiarazione e dello studio di settore. In molti studi il sistema centrale non esiste, e questo può creare notevoli problemi. Ad esempio, il personale potrebbe non inserire nel gestionale tutte le prestazioni eseguite o gli incassi. Al commercialista potrebbero mancare delle spese, perché senza una vera organizzazione amministrativa ci si può perfino dimenticare di comunicargliele, o se ne dimentica lui, e in mancanza di una contabilità interna di confronto la cosa non sarà mai rilevata. Le conseguenze di queste assenze di controlli sono discussioni ed inutili esborsi. Inoltre, non c'è niente di meglio di una chiara e tempestiva informazione amministrativa per prendere decisioni economiche efficaci, dunque per migliorare i propri risultati.

Fermo restando il rispetto delle regole è possibile utilizzare il Fisco come fattore di sviluppo del proprio studio? Se si come?

La "questione fiscale" si gestisce a monte, cioè all'interno dello studio e nelle cose di tutti i giorni. Il commercialista infatti si limita a registrare le conseguenze di quanto già è stato fatto, e se si sono commessi errori è già troppo tardi e i miracoli, in questo campo, non si fanno. Sbagliare non è difficile, si pensi al necessario coordinamento giornaliero dei diversi tipi di incasso, contanti, assegni, bonifici e POS, con le fatture emesse e i versamenti in banca, che se manca e il Fisco se ne accorge sanziona sempre, anche se non c'è stata evasione. Su questo aspetto il commercialista non può fare nulla perché non è lui che prende i soldi dai pazienti ma il dentista e il suo personale. Gli esempi di comportamenti forieri di sanzioni in caso di verifica potrebbero continuare, cito solo la gestione della marca da bollo, che pochi sanno fare e di cui perfino i commercialisti non sono sempre edotti, e le prestazioni gratuite. Premesso questo, un investimento in un sistema interno specializzato nella gestione fiscale offre tre vantaggi: mettere il commercialista in grado di formare dichiarazioni inattaccabili dai rilievi del Fisco; stare lontani dai meccanismi informatici di segnalazione delle anomalie dell'Anagrafe tributaria; trasformare per quanto possibile le tasse in investimenti nell'attività e quindi nel suo sviluppo. Penso ne valga la pena.

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