Software gestionali, quali utilizzi, quali caratteristiche considerare. Alcune valutazioni

Il software gestionale è un insieme degli applicativi che automatizzano i processi di gestione all'interno dell'azienda studio dentistico.

Nell'ultimo decennio hanno avuto un forte sviluppo e diffusione nel nostro Paese. I dati sulla loro distribuzione negli studi non sono univoci e variano dal 40% al 60% a seconda delle fonti. Secondo una ricerca condotta da ANDI nel 2016 soltanto il 30% dei dentisti utilizzava programmi gestionali, la maggior parte di coloro che non lo utilizzano compilano ancora a mano le fatture. E questo nonostante le normative "consiglino" sempre di più l'utilizzo del computer per la gestione delle pratiche.

Le caratteristiche

I programmi gestionali presenti sul mercato si articolano per lo più in otto aree operative che dobbiamo conoscere per orientarci nella scelta:

1) La cartella clinica: gestire lo storico degli interventi effettuati al paziente il piano di trattamento, il preventivo.

2) La scheda contabile: gestisce la fatturazione, la prima nota e il controllo dei pagamenti

3) L'agenda: disponibile per uno più operatori. Si associa a sistemi reminder appuntamenti con messaggi testuali. I software più evoluti consentono al paziente la presa appuntamento on line 24/24.

4) La gestione documentale e la de materializzazione: sono sistemi che attraverso l'acquisizione della firma elettronica del paziente consentono di eliminare l'archivio cartaceo gestendo i documenti in formato digitale e mantenendone il pieno valore legale.

5) La gestione Immagini e delle radiografie digitali: consente di avere a portata di mouse l'archivio delle fotografie, radiografie, ed oggi anche modelli 3D delle arcate dentali.

6) I sistemi di back up a distanza: per proteggere i dati e salvarne una copia sui server del fornitore.

7) Management: sono una serie di utility che forniscono dati in tempo reale sull'andamento economico finanziario (costi, percentuali prime visite, accettazione pei piani di trattamento, insoluti, etc). Sono di importanti per monitorare l'andamento dell'impresa e servono da supporto decisionale.

8) Servizi Marketing: si realizzano utilizzando le App per restare in contatto con il paziente attraverso gli smartphone, l'animazione sul web (sito, social), i servizi avanzati per la sala d'attesa.

I punti 7 e 8 sono dei veri e propri "plus" che superano il concetto tradizionale di gestionale ma fanno la differenza in termini di valore e di risultati per la propria attività.

I Vantaggi

Personalmente ritengo che il programma gestionale rappresenti il "sistema nervoso" dello studio dentistico moderno e non si possa prescinderne. Questi i cinque vantaggi nell'utilizzarlo:

1) Organizzativo: fornisce rapidamente al personale dello studio le informazioni cliniche, contabili, gestionali che ogni giorno utilizza per lavorare in modo efficente.

2) Tutto questo determina un risparmio di tempi e costi di produzione.

3) Accresce l'immagine di modernità e professionalità dello studio contribuendo a generare passaparola.

4) Aiuta a preservare radiografie, le immagini i dati contabili e clinici ed oggi la sicurezza nel trattamento dei dati è strategica.

5) Consente la condivisione delle informazioni in tempo reale con i nostri partner (colleghi, odontotecnici, consulenti contabili etc).

Il primo passo da fare lungo il percorso di informatizzazione di uno Studio Odontoiatrico è la determinazione degli obiettivi da raggiungere. Questo è fondamentale per evitare le criticità che non sono quasi mai imputabili al software in se ma al processo di cambiamento che dobbiamo realizzare all' interno del nostro studio.

Pensando alle 8 aree operative poniamoci due domande:

● quali aspetti della gestione dello Studio voglio informatizzare?

● quali aspetti della gestione dello Studio è necessario informatizzare ?

Stabiliti gli obiettivi, posso poi scegliere gli strumenti adeguati allo scopo. Informatizzare contemporaneamente tutti processi interni non sempre è la soluzione migliore. Questo dipende dal tipo di attività clinica ma soprattutto dal personale presente in studio. Talvolta è impegnativo coinvolgere alcune figure professionali interne allo studio ad abbandonare gli strumenti cartacei o analogici che hanno sempre utilizzato per la professione.

I costi

Possiamo suddividere i costi dell' informatizzazione in 3 capitoli di spesa:

1) Il tempo di lavoro necessario al processo di cambiamento di cui abbiamo fatto cenno.

2) L'hardware : la rete di pc che dobbiamo realizzare in area clinica e amministrativa, il server, i sistemi di back up, le periferiche necessarie, il cablaggio.

3) Il software gestionale vero e proprio ha un costo modulare. Per comprendere perchè uno viene proposto a 500 € e l'altro a 5000 € dobbiamo comprendere quali aree operative va ad informatizzare, il numero di postazioni lavorative , gli aggiornamenti, l'assistenza, il back up in remoto etc.

L'informatizzazione è un cambiamento radicale e comporta un investimento in termini di tempo e impegno da parte del personale coinvolto. Il cambiamento di successo lo otteniamo motivando sui reali vantaggi che ne derivano ed esercitando la nostra leadership.

Davis Cussotto