11 Gennaio 2023

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La firma digitale è un potente strumento che può affiancare la gestione in digitale dei documenti. Un gestionale in grado di supportarla, nelle sue varie possibili forme, porta allo studio dentistico vantaggi concreti nello snellimento delle procedure amministrative.

Ma soprattutto la garanzia che tutti i passi più critici nel rapporto articolato tra studio e paziente siano "blindati" da un processo di firma che ha pieno valore legale ma che è molto più comoda della firma fisica su documenti cartacei e che può essere completato senza la presenza diretta in studio di chi firma.

La firma digitale in realtà esiste da anni, ma quella vecchio stile – con la "schedina", per intenderci – non ha mai preso piede più di tanto, perché richiede una smart card e relativi lettori.

Il primo tipo di firma digitale che un gestionale oggi deve saper gestire è un altro: la firma grafometrica. Il paziente firma ancora di persona un documento digitale, ma traccia la sua firma utilizzando uno stilo su una particolare tavoletta grafica. Il gestionale conserva le caratteristiche del "gesto" (il tracciato della firma, la velocità del tratto, l’intensità della pressione) e così la firma grafometrica diventa legalmente equivalente a quella fisica.

Tutto è molto più comodo e rapido, tanto che lo studio potrà richiedere anche più spesso la firma di documenti e approvazioni senza che il paziente, o chiunque altro, percepisca un maggiore impegno da parte sua.

Meglio ancora se il gestionale dello studio dentistico è in grado di gestire la firma elettronica avanzata tramite codice OTP (One Time Password). Le password OTP, meglio note anche come password "usa e getta", sono ormai abbastanza diffuse, specie per i pagamenti online. Oggi si possono usare anche per la firma di documenti, perché il loro utilizzo garantisce quello che garantirebbe la presenza fisica: chi sta firmando è effettivamente il diretto interessato.

Il vantaggio è che la firma con password OTP permette di far firmare un documento anche da casa, senza nemmeno necessitare di un computer: è sufficiente uno smartphone. Chi deve firmare riceve il codice OTP tramite SMS oppure via e-mail, il che permette di verificarne con certezza l’identità. In questo modo anche la firma da remoto di documenti in formato elettronico ha valore pienamente legale.

Dato che non è nemmeno più necessaria la presenza in studio, tutti i processi che richiedono una firma diventano più efficienti e veloci, oltre che sempre sotto controllo e verificabili.  

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