La gestione del magazzino negli studi odontoiatrici. Il segreto è imparare le politiche di acquisto

Lo scopo del magazzino è quello di avere materiali "di scorta" a sufficienza per la produzione ininterrotta dei servizi odontoiatrici.

L'obiettivo è quello di tenere in equilibrio i movimenti di magazzino in entrata con i movimenti di magazzino in uscita e gestire le scadenze.

Ci sono movimenti ordinari e movimenti periodici: quelli ordinari sono di carico degli articoli in entrata e quelli di scarico degli articoli in uscita, quelli periodici sono quelli relativi al monitoraggio delle scadenze e della corretta integrità e conservazione degli articoli.

Il rischio di obsolescenza dei materiali a magazzino si è ridotto negli ultimi anni, la tendenza è di tenere meno scorte a magazzino, tuttavia il rischio può ancora esistere se la gestione degli acquisiti e del magazzino non viene eseguita nel modo ottimale.

Non si può infatti parlare di magazzino senza parlare di politiche di acquisto o di ufficio acquisti.

Chi dirige un'attività odontoiatrica dovrebbe prima di tutto decidere quale politica adottare in merito agli acquisti. La politica del servizio o quella del prezzo.
La politica del servizio consiste nel puntare sui fornitori, selezionandoli per efficacia e servizi accessori, accordarsi per un minimo di acquisto anno e percentuali di sconto sul volume di affari generato, accordarsi sui servizi di supporto che il fornitore è in grado di dare e monitorare 2-3 volte all'anno l'andamento per apportare le manovre correttive, sia in caso di aumento del volume generato, che nel caso di diminuzione del volume generato o mancata fornitura dei servizi accessori. La politica del prezzo consiste nel puntare sul prezzo del prodotto, indipendentemente dal fornitore e cercare sempre e comunque il prezzo più basso sul mercato.

Pro e contro dei due sistemi: nel sistema che punta sul fornitore, può essere che non si ottenga sempre il miglior prezzo di quel prodotto sul mercato, però si può contare su un prezzo medio grazie agli sconti pattuiti sul volume, ci si può accordare per l'acquisto di un quantitativo importante e la consegna scaglionata nell'anno per ridurre gli ingombri, si può ridurre il lavoro amministrativo con meno fornitori da gestire, si può usufruire dei servizi accessori che il fornitore organizza ( corsi di formazione per il team o di argomenti clinici ed extra clinici ) e si può trarre beneficio dal rapporto periodico che si instaura con gli agenti che possono fornire la loro competenza trovando il punto di accordo tra le esigenze dell'azienda e quelle del cliente. Il tempo che si dedica agli acquisti è più contenuto perché si selezionano a monte i 3-4 fornitori e si mette a punto una procedura di ordine accettazione merce, stoccaggio scarico e reso che consente di dedicare meno tempo rispetto all'altro sistema.

Nel sistema che punta sul prezzo l'obiettivo è quello di spendere il meno possibile per ogni singolo prodotto. Per essere efficienti con questo sistema bisogna conoscere le logiche del mercato, consultare tutti i canali possibili, identificare i rapporti quantità prezzo per merce, monitorare costantemente i prezzi di acquisto e acquistare il quantitativo giusto al momento giusto. Confrontare le offerte e fare sempre la scelta migliore richiede competenza specifica, avere un addetto all'acquisto che nel momento in cui acquista gli articoli sappia stimare lo stoccaggio, l'obsolescenza, i flussi e le giacenze.

Personalmente credo che i centri di acquisto, le catene in franchising e i network possano avere al loro interno la risorsa umana performata, in grado di gestire le politiche di acquisito secondo il prezzo e le regole dei grandi numeri; gli studi dentistici, per quanto grandi (secondo me fino a 15 poltrone) trovano maggiore efficacia seguendo il sistema che punta sul fornitore.

Per gestire correttamente un magazzino è opportuno creare delle categorie di prodotti (ad esempio prodotti di cancelleria e ufficio, prodotti per la diagnostica, prodotti per l'endodonzia, prodotti per la protesi etc), ad ogni categoria saranno associati gli articoli ad esempio per la categoria cancelleria si elencheranno: carta formato A4 210 x 297 mm colore bianco 80g/m2, penne tipo BIC colore nero, post it 3M colore giallo -verde- arancione, nastro adesivo Scotch 15mm x 33, etc.

Agli articoli va associata la quantità di confezioni, il numero di pezzi per confezione, la scadenza ed uno o più fornitori di riferimento.

E opportuno stabilire per ogni articolo, la quantità minima che si intende tenere in studio, in rapporto al numero di pezzi per confezione e conoscere i tempi di approvvigionamento in caso di urgenza.

E' da tenere presente che la quantità minima costituirà la rimanenza di magazzino, ed è in quest'ottica andrebbe stabilita la quantità minima. Periodicamente vanno eliminati dal magazzino gli articoli che sono stati frutto di errori di ordini, o di materiali che non si usano più. E' inutile oltre che improduttivo tenere in carico materiale obsoleto e in disuso.

Ogni 3 mesi è opportuno fare la revisione delle scadenze degli articoli del magazzino e ogni 4 mesi verificare che i prezzi applicati corrispondano agli accordi presi con i fornitori in modo da calibrare gli accordi.

Un programma informatico, anche un semplice foglio Excel, potrà aiutare nella gestione.

Lo spazio di magazzino va organizzato con logica pratica: una scorta adeguata deve essere rapidamente reperibile dalla zona clinica, per garantire il flusso giornaliero, la scorta degli articoli che possono essere riforniti periodicamente può avvenire in un luogo differito. Il rifornimento periodico va eseguito ad esempio ogni 15 giorni e la persona che preleva l'ultima scatola del materiale dalla scorta deve provvedere in modo tempestivo ad avvisare chi si occupa degli ordini, in modo che si possa procedere con l'ordine al fornitore.

E' fondamentale conoscere e monitorare i tempi di approvvigionamento (di solito uno dei servizi accessori a garanzia del servizio che punta sul fornitore), verificare la corrispondenza tra materiale ordinato e materiale inviato ed i prezzi applicati, l'integrità delle confezioni e che la scadenza dei materiali che non sia troppo ravvicinata.

L'organizzazione è fondamentale per la gestione del magazzino, ci deve essere un incaricato responsabile che imposti le categorie, descriva gli articoli in modo preciso così che tutti possono ordinare al bisogno, indichi i fornitori e descriva gli accordi e i criteri secondo i quali la direzione ha deciso di procedere nell'ordinare i materiali di scorta. Che periodicamente verifichi integrità e scadenze e che 2-3 volte all'anno prepari un report sullo stato di ordini prezzi e servizi così che il titolare possa discutere con i fornitori le azioni correttive.

A cura di: Roberta Pegoraro, consulente azienda