Il check-up dello studio per capire se tutto funziona e dove intervenire per migliorare. I 10 punti da esaminare
check-up dello studioOltre ad essere il titolo di un famoso film del trio comico Aldo, Giovanni e Giacomo, "Chiedimi se sono felice" è una richiesta che cogliamo volentieri: dentista, sei felice? Il tuo studio "funziona"? Hai una visione futura dell'evoluzione del tuo studio e della crescita del tuo staff?
Se percepisci alcuni "sintomi" che segnalano la necessità d'intervento per aumentare l'efficienza e l'efficacia dello studio, allora è evidente la necessità di un momento di riflessione: come all'insorgere di sintomi d'allarme del nostro corpo ci rivolgiamo al nostro medico di fiducia, così per lo studio odontoiatrico è bene sottoporsi a un check-up della propria attività, finalizzato a verificare lo stato di salute attuale, confrontarlo con i dati storici e con le previsioni future, e a dirigere interventi mirati tanto a migliorare la performance quanto a risolvere problemi specifici.
Non si tratta di analizzare solo le variabili economiche e finanziarie dell'organizzazione, ma, anzi, sovente, strumenti d'indagine innovativi ed efficaci permettono di far emergere elementi importanti dalla risorsa aziendale più importante: quella umana.
La struttura-studio, infatti, non può essere trattata come un'azienda produttrice, né come un'organizzazione finalizzata al (solo) profitto, ma è un sistema particolare, con equilibri delicati e da preservare. Stiamo parlando della quotidianità del lavoro, della relazione con il paziente, della capacità di collaborazione dello staff e quella di delega del medico verso il personale ausiliario, delle interazioni tra ruoli e mentalità diverse, delle connessioni tra singoli elementi e il coordinamento dell'insieme... e di tutte quelle caratteristiche dello studio che afferiscono alle dimensioni meno esplicite, nascoste, dell'organizzazione e che hanno a che fare più con il "come" che con il "quanto".
Gli aspetti quantitativi hanno certo anch'essi la loro importanza: il trend del fatturato per tipologia di prestazioni e per singolo operatore, il trend dell'afflusso di nuovi pazienti e relativa provenienza, l'analisi della redditività complessiva, per riunito e per singole prestazioni offerte, la verifica del grado di utilizzo dello studio, la valutazione dei prezzi applicati, il controllo della gestione del magazzino e dei flussi di cassa... Queste attività come le precedenti, se effettuate in chiave analitica, diventano strategiche per esplorare possibili margini di miglioramento per lo studio e, di conseguenza, pianificare azioni di medio/lungo termine dal punto di vista economico e gestionale.
Infatti il check-up dello studio deve essere lettura e interpretazione del funzionamento dell'organizzazione nel suo insieme, in tutti i suoi aspetti. Deve svelare i problemi e definire quali tipi di cambiamento sono opportuni - o imprescindibili - per consolidare la competitività dei processi e migliorare la qualità del servizio al paziente.
In sintesi, il check-up completo dello studio dovrebbe esaminare i seguenti aspetti:
1. Valutazione del team e del clima organizzativo
2. Esame dei preventivi e degli strumenti commerciali in uso
3. Check su strumenti informativi e flussi di lavoro
4. Analisi dell'immagine e delle comunicazioni realizzate
5. Analisi dei flussi di pazienti e trend delle prestazioni effettuate
6. Controllo di gestione e valutazione delle performance dello studio
7. Confronto con la concorrenza
8. Analisi di posizionamento
9. Individuazione degli elementi differenzianti
10. Identificazione dei correttivi da apportare
A cura di: Network Key-Stone - ufficiostampa@key-stone.it
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