Il budget come guida per lo studio odontoiatrico. Come realizzarlo, come seguirlo, perché è importante

Il budget è uno strumento di controllo aziendale, inteso come pianificazione, programmazione e controllo dell'attività. E' il processo formale attraverso il quale vengono definiti gli obiettivi aziendali, l'impiego e l'allocazione delle risorse. È volto a stimare i ricavi e i costi (budget economico o operativo) nonché i flussi finanziari (budget finanziario) in un periodo di tempo ben definito, solitamente l'anno.

Il budget si articola nelle seguenti fasi:

1) Formulazione di obiettivi e programmi di breve periodo (funzione di direzione).

2) Verifica sistematica degli obiettivi raggiunti attraverso l'analisi degli scostamenti ed utilizzo di correttivi in caso di significativi scostamenti tra gli obiettivi previsti e quelli raggiunti (funzione di controllo e gestione).

3) Organizzazione delle risorse umane (funzione di motivazione al coordinamento).

Il budget rileva, aggrega e organizza informazioni economiche-finanziarie unicamente a preventivo. I dati consuntivi sono frutto di elaborazioni di informazioni derivanti dalla contabilità o da strumenti gestionali dedicati. E' opportuno, quindi disporre di un vero e proprio "Controllo di Gestione" da affiancare al budget per poter verificare costantemente i risultati conseguiti. Il budget, senza un adeguato controllo diventerebbe uno strumento fine a sé stesso per non dire inutile.

Nato come strumento tipicamente aziendale, il budget, tuttavia, trova sempre più applicazione nelle attività dei servizi alla persona (studi professionali) quale ad esempio quello odontoiatrico.

Personalmente ritengo che la stesura di un budget per uno studio odontoiatrico consolidato, con obiettivi di mantenimento della situazione in essere non sia di fondamentale importanza. Per la sua compilazione solitamente ci si basa su dati derivanti da statistiche medie degli ultimi tre anni, (numero e tipologie di prestazioni fatte, costi diretti ed indiretti associabili alle prestazioni etc.). Il rischio è che il budget diventi una semplice stesura di dati contabili e non uno strumento operativo strategico.

Il budget trova maggiore utilità in caso di start-up di un nuovo studio o in caso di espansione di quello esistente. In questo caso il budget diventa lo strumento cardine che guida, per non dire obbliga, il professionista a gestire il cambiamento in modo organizzato, coordinato e anticipato.

Per poter strutturare il budget per uno studio odontoiatrico, è importante disporre di informazioni specifiche attinenti l'attività odontoiatrica quali il listino prestazioni (valore unitario della produzione), tempi e sedute di ogni prestazione, costi variabili da associare al valore della produzione (materiali clinici, laboratori, manodopera diretta), investimenti per locali e attrezzature (cliniche e gestionali), costi fissi di gestione.

Partendo da queste informazioni si costruiranno delle tabelle dettagliate che dovranno fornire tutte le informazioni necessarie in termini di ricavi e di costi (fissi e variabili) utili alla redazione del bilancio previsionale finale.

Un elenco di tabelle potrebbe essere:

PRODUZIONE totale e per settore clinico, il cui valore viene determinato dalla quantità di prestazioni stimate per il relativo prezzo di vendita

COSTI VARIABILI: materiali clinici generici (monouso) e specifici proporzionali al valore della produzione

COSTI VARIABILI: laboratori per protesi e ortodonzia proporzionali ai rispettivi settori produttivi

COSTI VARIABILI: Collaboratori medici ed igienisti

COSTI FISSI di gestione per attrezzature (acquisto e leasing), consulenti, locali e servizi, generali, personale clinico e sanitario, ammortamenti, altro.

Dall'accorpamento di tutte le informazioni derivanti dalle tabelle precedenti, scaturisce la sintesi finale (budget). Ci darà informazioni sulla fattibilità economica del progetto tramite alcuni indicatori quali il Margine di Contribuzione (MdC), incidenza dei costi fissi e variabili in base all'andamento della produzione per giungere alla fine al Reddito Operativo Lordo (R.O.L.).

In conclusione il budget deve essere visto come una guida utile all'imprenditore dentista che vuole collocarsi in un mercato sempre più competitivo, difficile e che richiede un approccio sempre più aziendalista. Occorre anticipare gli eventi, ovvero svolgere un'attività di direzione orientata al futuro. In questo senso il budget e altri strumenti di controllo aziendale possono essere un valido supporto al raggiungimento di obiettivi prefissati.

A cura di: dott. Franco Cellino, specialista controllo di gestione Lessicom
L'articolo originale è stato pubblicato in Quaderni Odontoiatrici numero 1/2015 (Tueor Servizi edizioni). Su gentile concessione di Tueor Servizi srl e del Centro Ricerche & Statistiche. Estratto articolo curato dall'autore