La segretaria digitale. I 5 consigli per aumentare l'efficienza nello studio dentistico

Fidelizzare il paziente, ridurre il tasso dei mancati appuntamenti, prevenire gli insoluti, sono attività cruciali per la segreteria dello studio dentistico. Queste mansioni, oggi le possiamo affrontare in maniera più serena con l'utilizzo delle tecnologie digitali che rendono più efficiente la pratica professionale.

Dagli USA arrivano cinque consigli per aumentare l'efficienza nello studio dentistico:

1) Ricordare gli appuntamenti: consiste nell'inviare al paziente un testo scritto per ricordare un appuntamento preso. Molti software gestionali lo fanno in modo automatico. Prevenire i mancati appuntamenti genera un flusso di cassa costante e positivo con un investimento economico minimo.

2) Colmare i "buchi" dell' agenda: la cancellazione di un appuntamento all'ultimo minuto impone alla segreteria di agire rapidamente per garantire la produzione oraria. Di grande utilità in questo caso è disporre di una lista di potenziali pazienti supplenti che abbiamo selezionato in precedenza tra chi vive nelle vicinanze dello studio, non lavora, o semplicemente è in lista di attesa per un intervento che non è stato possibile calendarizzare prima. Il flusso digitale ci aiuta a raggiungere rapidamente il pretendente alle cure in voce o con WhatsApp.

3) Richiami: preferisco ridurre al minimo i richiami, per questo seguo l'approccio insegnato da Franco Tosco di Lessicom, da poco scomparso. Faccio in modo che il paziente esca dallo studio con un altro bigliettino di appuntamento: la seduta di igiene o la visita di controllo. Nei pochi casi in cui questo approccio non è applicabile il digitale aiuta. I gestionali più evoluti generano automaticamente il richiamo al paziente.

4) Sondaggi: anche se non sono molto popolari, i sondaggi sono un importante strumento di fidelizzazione. Rilevare il grado di soddisfazione del paziente aiuta a correggere e a prevenire eventuali disservizi e ravviva l'immagine di trasparenza a cui lo studio dovrebbe mirare. Ovviamente pensare di eseguire un sondaggio su supporto cartaceo, oggi, non ha più alcun significato; anche in questo caso tablet e il giusto applicativo possono fare la differenza.

5) Solleciti di pagamento: più canali utilizziamo per il recupero crediti, migliore sarà il risultato. Sostituire le lettere cartacee con estratto conto spesso "raccomandate" con un messaggino WhatsApp è sicuramente più rapido, rispettoso per l'ambiente e meno costoso. Rivedere i conti aperti con il proprio software gestionale insieme con la segretaria è una di quelle attività che non ci piace fare, ma è necessario calendarizzare ogni 3/4 settimane. Ad ogni paziente con conto aperto decidiamo poi che media utilizzare (messaggino, mail, telefonata, lettera RR con minaccia di azione legale, invio della pratica allo studio legale).

Davis Cussotto