Prevenire il mancato incasso organizzando al meglio la segreteria. I consigli dagli States
Tra tutti i professionisti della salute i dentisti sono quelli che hanno più difficoltà negli incassi sia in Italia che negli Stati Uniti.
A sostenerlo è Clint Sallee presidente di Fidelity Creditor Services Inc, società di recupero crediti che lavora prevalentemente nel campo sanitario in Nord America. Il ritardato incasso crea una crisi di liquidità. Molti dentisti danno eccessiva fiducia al paziente esponendosi finanziariamente e devono poi spendere denaro per incassare quanto gli è dovuto.
La Commercial Law League of America, l'associazione degli studi legali che operano nel settore crediti, ha eseguito un sondaggio da cui si rileva che a tre mesi dalla fine del ciclo di cure si recupera mediamente soltanto 70 cent per ogni dollaro dovuto; a sei mesi si scende a 50 cent e all'anno solo 23 cent vengono mediamente recuperati.
Mai come in questo caso è valida l'affermazione che il tempo è denaro.
E siccome prevenire è meglio che curare è importante realizzare in segreteria un piano per la gestione del credito.
Il primo passo è identificare chiaramente il paziente in prima visita, raccogliere tutti i recapiti telefonici, mail, residenza e luogo di lavoro, parentela con altri pazienti dello studio, eventualmente chi lo ha indirizzato. Meglio conservare i dati nel software gestionale per poterne disporne con facilità. Utile la fotocopia del documento o della tessera del fondo assicurativo (negli Stati Uniti è determinante). Il piano di cure accettato va firmato dal paziente, oltre alla raccolta del consenso può diventare un utile strumento di recupero credito. La segreteria deve negoziare le condizioni di pagamento, meglio non iniziare il ciclo di cure se non si dispone di un acconto. Il flusso di cassa deve continuare stimolato dalle sollecitazione della segreteria fino al saldo al termine delle prestazioni.
Dare ampio spazio al credito al consumo, elimina ogni rischio e fornisce immediata liquidità.
Attenzione alle insidie nascoste, i pazienti che non rispettano l'appuntamento talvolta celano l'intento di interrompere o rallentare il flusso dei pagamenti, pertanto vanno contattati telefonicamente per fissare altro appuntamento e chiedere spiegazioni.
Utile è la revisione periodica dei record dei pazienti con conti ancora aperti per avere sempre sotto mano la situazione del credito e mettere in atto le necessarie "stimolazioni": solleciti a voce o scritti, minacce di azioni legali, lettere dell' avvocato, citazioni in giudizio o invio all'agenzia di recupero credito.
A cura di: Davis Cussotto, odontoiatria libero professionista Twitter @DavisCussotto
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