15 Settembre 2016

Alla burocrazia lo studio "regala" tre mesi di lavoro in un anno. I risultati di una inchiesta condotta in uno studio di medie dimensioni

La burocrazia nasce per guidare l'attività di più soggetti secondo un criterio di razionalità, pur restando uno strumento valido all'interno di una organizzazione complessa come lo studio dentistico.
Spesso, però, ha delle applicazioni infelici.
La conferma arriva anche dal dizionario della lingua Italiana Sabatini Coletti che definisce la burocrazia come "pratiche a cui si è costretti, spesso con valore dispregiativo".

Da sempre diciamo che lo studio odontoiatrico è vessato da troppa burocrazia. Senza voler dare alcun giudizio di merito, abbiamo provato, cronometro alla mano, a dare un peso all'attività burocratica dello studio cercando il tempo che noi o il nostro personale deve dedicare in un anno a queste pratiche.

Abbaimo realizzato questa inchiesta per Odontoiatria33 partendo da 3 capisaldi:

1) Il campione misurato è uno studio professionale di medie dimensioni (tre unità operative) con un titolale, due assistenti di cui una lavora anche come segretaria, due collaboratori (ortodonzia e chirurgia), una igienista dentale, una piccola rete di computer con un software gestionale clinico/contabile.

2) L'unità di misura della burocrazia introdotta è il "minuto di burocrazia". Definito come il numero di minuti impiegati dall'assistente, segretaria o dentista per svolgere direttamente o indirettamente una mansione burocratica in un anno.

3) Le attività burocratiche prese in esame sono tutte quelle legate al rispetto di normative a cui l'impresa studio dentistico soggiace e che, non si capisce per quale ragione, progressivamente aumentano di anno in anno. Per avere un elenco completo delle mansioni da misurare abbiamo utilizzato il Dental Office Notebook di Remo Duranti edizioni Cocco Book, Ancona 2015. che è completo ed esaustivo al riguardo.

Ecco i risultati :

Attività	*Minuti di burocrazia/anno*
Radiografici (due tubi radiogeni e un OPT)assistenza all' esperto qualificato e gestione pratiche	120
Impianto elettrico assistenza ai tecnici per controllo impianto di messa a terra e interruttori differenziali e gestione pratiche	140
Impianto condizionamento riscaldamento assistenza ai tecnici per controllo impianto e gestione pratiche	120
Gestione Rifiuti speciali	120
Efficienza estintore assistenza ai tecnici gestione pratiche	60
Efficienza estintore assistenza ai tecnici gestione pratiche	60
Efficienza estintore assistenza ai tecnici gestione pratiche	60
Elettromedicali (15 dispositivi) assistenza ai tecnici e gestione pratiche	240
Test efficienza autoclave	90
Controllo scadenza farmaci e materiali	240
Test efficienza defibrillatore (ogni due mesi)	90

Attività legate alla attività clinica

Attività	*Minuti di burocrazia/anno*
Protesi e ortodonzia: Compilazione, gestione e archiviazione dichiarazioni del fabbricante	800
Gestione e archiviazione moduli privacy e consenso informato	1.200

Attività legate alla legge 81/08

Attività	*Minuti di burocrazia/anno*
Riunioni periodiche di formazione con tutto il personale 60 minuti per cinque membri dello staff (con redazione del verbale)	300
Documento di valutazione del rischio 60 minuti per RSPP ed RSL congiuntamente	120
Visite del medico competente : 45 minuti per lavoratore	90
Corsi di aggiornamento a cadenza quinquennale (abbiamo diviso per 5 la durata del corso per calcolare l'impegno annuale) RSPP	220
Lavoratori ed RSL	90

Attività amministrative

Attività	*Minuti di burocrazia/anno*
Rapporti con il Commercialista /consulente del lavoro: Gestione fatture attive e passive, invio dati per il 730 precompilato, conteggi e calcolo ritenuta di acconto collaboratori, pagamento F24, comunicazione ore lavorate dei dipendenti, gestione CUD. (150 minuti al giorno per 250 giorni l'anno)	37.500
Rinnovo polize assicuratative (RC professionale, furto, incendio, infortuni e malattia, rc auto)	60
Rinnovo canone TV	15
Rinnovo bollo auto	15

Eseguito il totale scopriamo che il tempo impiegato in un anno per attività burocratiche è di 41.630 minuti ossia 693,83 ore pari a 86 giorni lavorativi l'anno.

Per una piccola realtà come quella descritta, la segretaria che all'occorrenza svolge anche le mansioni di assistente dando manforte alla collega, impiega oltre un terzo delle giornate lavorative dell'anno a svolgere mansioni legate alla burocrazia.

A cura di: Davis Cussotto, odontoiatria libero professionista e Teresa Morabito ASO

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