Cambia la professione ed anche gli strumenti per gestirla. I possibili vantaggi offerti dai software manageriali

Vari indagini, condotte a ridosso della corsa contro il tempo per inserire i dati per il 730 precompilato, avevano indicato che solo il 30% degli studi odontoiatrici italiani possedeva un programma e di questi raramente viene utilizzato al massimo delle potenzialità. Dati che evidenziavano come la carta fosse lo strumento più utilizzato per emettere la fattura. E questo nonostante tutti noi, dentisti compresi, siamo sempre connessi utilizziamo nella quotidianità strumenti informatici per comunicare e divertirci.

Il fatto che l'odontoiatra non utilizzi strumenti informatici avanzati per la gestione del proprio studio può derivare dal fatto che non ne ha la necessità?

Non credo proprio. Probabilmente tra le cause la percezione che i gestionali in commercio sono complessi da utilizzare e per il dentista medio risulta molto più facile risolvere il problema attraverso il sistema tradizionale (carta e penna) che andare a cercare un una data funzione all'interno di un interminabile menù di attività.

E questo può anche essere stato uno dei motivi per cui gli odontoiatri stanno vivendo il passaggio dall'analogico al digitale in maniera parziale.

Larga parte di quel 30,% di possessori di software utilizza poi soltanto le seguenti funzioni:

- Anagrafica pazienti

- Agenda (non sempre. Molti prediligono ancora il cartaceo)

- Grafico

- Preventivi

- Fatture

Se l'operatore è ben formato, il flusso di lavoro viene comunque velocizzato, ma gli obiettivi dell'odontoiatra odierno dovrebbero essere ben più elevati.

Oggi le competenze cliniche in Italia hanno acquisito dei livelli altissimi, ma quelle gestionali, ahimè, stentano a decollare.

Esistono decine di corsi di formazioni per "Dentisti Manager" che producono ogni anno centinaia di odontoiatri pronti a gestire un'impresa sanitaria, ma manca effettivamente il veicolo attraverso cui le competenze acquisite possano svilupparsi, integrarsi e fondersi con le automazioni di un sistema digitale.

L'aspetto del marketing sta diventando molto presente come esigenza, ma oltre al know how bisogna dotarsi di strumenti che possano rendere applicabili tutti i concetti appresi ai corsi.

Delegare ad agenzie di comunicazione generaliste, si è visto, che rischia di non ottenere i risultati sperati: quindi bisogna essere abili a costruire sia le strategie commerciali per il proprio studio, che saperle applicare attraverso dei sistemi semplici ed immediati.

La soluzione potrebbe arrivare dai software manageriali.

Insomma è arrivato il momento di mettere in soffitta i vecchi software gestionali - adatti ad una gestione delle fatture, dell'agenda e dei piani di cura - per lasciare il posto strumenti che possono permettere al moderno odontoiatra di gestire delle campagne di marketing personalizzate, proporre dei piani di cura tali da ottenere una elevata chiusura di preventivi senza dover imparare complicate tecniche di vendita e di sostenere il business attraverso un costante controllo dei numeri scaturiti dalla vendita delle prestazioni, comparandole automaticamente con periodi precedenti.

Per fare la differenza è indispensabile generare automaticamente tutta la documentazione cartacea utile al paziente per fare in modo che egli possa uscire dallo studio consapevole del valore, senza eguali, trasferito dal dentista e dal proprio staff durante la seduta.

Tutto ciò farà in modo che il progetto sviluppato non possa essere comparato con altro preventivo di spesa fuoriuscito da una qualunque struttura low cost.

Il software manageriale dovrà guidarti verso un percorso preimpostato di prima visita e dovrà permettere al tuo paziente di comprendere in fase di presentazione del preventivo, ogni singolo dettaglio sia dal punto di vista medico che economico.

Il ricontatto è uno dei punti focali della comunicazione di oggi.

Acquisire un nuovo paziente costa dieci volte rispetto a servire un paziente già visto. Questo significa che attraverso degli strumenti specifici questo software dovrà permetterti di effettuare questa operazione in maniera automatica e precisa.

Per un futuro prospero non si può assolutamente gestire lo studio come se il tempo si fosse fermato agli anni '90.

Se l'approccio alla professione del dentista medio è stato migliorato dai corsi, dagli strumenti digitali e dall'esperienza, allora bisogna convincersi che anche l'aspetto di gestione e promozione dello studio dovrà subire un sonoro cambiamento perché mentre il dentista riflette dubbioso su come fare, i centri organizzati si adeguano cavalcando l'onda del cambiamento ed il libero professionista rischierà di perdere il treno della modernità.

Per questo è doveroso rassegnarsi al fatto che, così come i telefoni cellulari hanno lasciato il posto ai più moderni e versatili smartphone, anche i gestionali odontoiatrici così come li conosciamo, dovranno lasciare il posto ai software di tipo manageriale.

A cura di: Corrado Lagona, specialista digitale in Odontoiatria