30 Luglio 2024

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Con il passaggio alle Regioni di molte competenze in ambito sanitario, la corretta informazione sulla gestione delle normative è diventata più difficile in quanto, spesso, queste cambiano da regione a regione. Così per quelle che regolamentano l’autorizzazione sanitaria dello studio odontoiatrico ma anche su altri temi come, ad esempio, il corretto mantenimento e gestione dei registri dello studio odontoiatrico.  

Quali quelli obbligatori e quelli utili da tenere e come devono essere compilati e gestiti? 

Per cercare di fare chiarezza, Odontoiatria33 ha sentito il dott. Giovanni Migliano (nella foto), Segretario CAO Roma e presidente AIO Lazio, che ricorda come ogni Ordine dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri effettua consulenze gratuite per consigliare l’iscritto sui vari aspetti normativi che interessano lo studio odontoiatrico.  

“Cominciamo a definire cosa si intende per registro, tracciabilità e corretta gestione”, dice il dott. Migliano. “Il registro è un quaderno, libro, raccoglitore formato da un certo numero di fogli, prestabiliti o ampliabili, in cui registrare delle attività ed avere delle tracce dei processi che effettuiamo all’interno del nostro studio”. 

Un registro deve indicare:

1) Il frontespizio: indica a cosa si riferisce, ad esempio deve riportare la frase “registro infortuni” per registrare i vari infortuni dei dipendenti. 2) All’interno si dovrà indicare i dati dell’azienda di riferimento: ad esempio “studio del dott. Giovanni Migliano, con indirizzo etc”3) Le norme che lo regolano e come si compila in modo da evitare errori di compilazioni. 

Per tracciabilità intendiamo la raccolta dei processi effettuati all’interno dello studio, o la tracciabilità esterna dei prodotti che vengono acquistati ed utilizzati in studio. “Quindi, possiamo avere vari tipi di tracciabilità”, sottolinea il dott. Migliano che specifica. Tracciabilità interna: quella che, per esempio, tiene traccia della movimentazione dei prodotti in un singolo processo (ad esempio la sterilizzazione dello strumentario manuale all’interno dello studio odontoiatrico). 

Tracciabilità della catena: quella che, per esempio, tiene traccia della la movimentazione dei prodotti in più processi. Un esempio di questo, spiega, è il percorso che un pacco fa dal produttore prima di giungere a noi. “Oggi stanno nascendo ad esempio delle aziende che sterilizzano gli strumenti manuali (kit chirurgici) e attraverso questi codici a barre tracciarne il loro percorso, quando arriveranno in studio e chi li ha trattati o preso in carico”. Nello studio odontoiatrico, la tracciabilità, la tenuta dei registri viene spesso delegata al personale di segreteria o all’ASO, ma è sempre il titolare dello studio ad esserne responsabile.  

Si accennava che la tenuta di alcuni registri è obbligatoria mentre altri è consigliata. 

Per spiegarne il motivo, il dott. Migliano prende ad esempio le apparecchiature che vengono utilizzate in studio. “Queste –ricorda- devono avere un certificato di conformità rilasciato all’acquisto dall’azienda produttrice e poi successivamente devono essere controllate ogni anno da ditte specializzate. La documentazione attestante questi controlli deve essere conservata all’interno dello studio. Ma non solo, se queste a seguito di mal funzionamento vengono riparate (sempre da un tecnico specializzato) dobbiamo conservarne il certificato di riparazione e collaudo dell’apparecchiatura. Quindi non siamo obbligati ad avere un registro per le apparecchiature (elettromedicali), dobbiamo conservarne la loro storia, però diventa più facile farlo compilando un registro in cui sono elencati i macchinari e la loro manutenzione nel tempo”. 

Questi i registri obbligatori da tenere in studio:

• registro infortuni;
• registro sterilizzazione (archiviazione di tutti i test per validare il corretto funzionamento dell’autoclave);
• registro sicurezza (controllo e sostituzione o aggiunta dei dispositivi antincendio);
• registro elettromedicali;
• registro designazioni incarichi;
• registro presidi di primi soccorso/farmaci di emergenza;
• registro di sorveglianza fisica di radioprotezione;
• registro del manuale di qualità (apparecchiature radiogene);
• registro di verifica impianto di areazione;
• registro/elenco dispositivi medici impiantabili;
• conservazione delle schede campionamento legionella;
• conservazione buste paga firmate dai dipendenti;
• conservazione delle ricevute di presa incarico e scarico dei rifiuti speciali; 

Questi i registri consigliati:

• sostituzione del filtro antibatterico;
• pulizia camera autoclave;
• lista dei farmaci di primo soccorso con scadenza;
• registrazione utilizzo delle frese chirurgiche;
• registrazione degli strumenti rotanti in endodonzia;
• registrazione componentistica protesica in implantologia;
• registrazione riparazione strumenti meccanici (turbine, contrangoli, …); 

“La tenuta dei registri e la tracciabilità –conclude il dott. Migliano- serve non solo per il rispetto delle norme, ma come mi piace dire ai miei pazienti: per la nostra e la vostra sicurezza”.      

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