Procedure ... che noia. Invece se si vuole lavorare bene sono necessarie ed utili. Gli esperti indicano dove applicarle in odontoiatria

Se "procedura" evoca un appesantimento burocratico avete perso un'occasione per lavorare bene. La burocrazia, nata per guidare attività di più soggetti secondo criteri di razionalità, ha avuto applicazioni infelici. Rimane però strumento valido. Questa chiave di lettura vale anche per uno studio dentistico, affinché una prestazione sia corretta in ambito tecnico, organizzativo e relazionale, nel rispetto delle normative vigenti.

Perchè le regole sono utili

Le regole guidano un gruppo di persone nello svolgere attività coordinate, per garantire un certo risultato. È meglio che queste regole siano scritte. La trasmissione orale può generare fraintendimenti, con compromissione del conseguimento dell'obiettivo. Il testo scritto però deve essere semplice, completo e comprensibile.

Quando applicarle

In uno studio dentistico, possiamo prevedere tre tipologie di regole scritte:

• Cliniche. Riguardano la predisposizione di quanto necessario per mettere in atto un protocollo clinico, affinché tutto sia funzionante e disponibile; ad esempio cosa predisporre per fare una otturazione
  
• Gestionali amministrative. Sono rivolte alla relazione all'esperienza del paziente, dall'appuntamento al pagamento.
  
• Relazionali. Sono dedicate alle interazioni fra paziente e personale interno, per garantire il rispetto del requisito della "umanizzazione".

I rischi delle carenze organizzative

Giornalmente dobbiamo combattere contro la curva dell' oblio. È quello che accade quando istruzioni a voce per alcuni adempimenti si perdono e quindi le cose non vengono fatte nel giusto modo e in tempi validi. Un esempio: come e quando ripulire il filtro dell' aspiratore chirurgico. Queste carenze non sono banali: il blocco del sistema aspirante causa l'interruzione di una attività clinica, generando non solo un danno economico ma anche un carico di stress.

I vantaggi delle regole

L'impegno dedicato alla definizione di regole scritte è ben speso. Analizziamo 4 ambiti.

1. AMBITO TECNICO.

Un esempio è la realizzazione di una corona estetica in disilicato CAD CAM. Occorre garantire:

• una preparazione accurata e una buona tecnica di ripresa intraorale;
  
• un dental design con l'applicazione del software CAD di un odontotecnico esperto;
  
• l'utilizzo di uno scanner intraorale e una Unità di Produzione di alta qualità.

Per una corretta prestazione delle Unità di Produzione a fresaggio per sottrazione, un paio di volte la settimana, l'assistente deve: rabboccare o sostituire l'acqua demineralizzata nel serbatoi, pulire i filtri e gli augelli che erogano il liquido di raffreddamento delle frese. Il mancato rispetto di queste regole di manutenzione causa una precoce usura delle frese e un manufatto non performante .

2. AMBITO LEGALE.

Il rispetto di regole scritte ci tutela in caso di contenzioso. Le attività di decontaminazione, lavaggio, sterilizzazione e conservazione degli strumenti chirurgici vanno inserite in un protocollo operativo scritto che diventa un Ordine di Servizio (0dS) al personale, riletto periodicamente nelle riunioni previste dalla legge 81/08. I verbali delle riunioni e gli OdS, sono una "dimostrazione di diligenza" per il magistrato nel corso di un contenzioso. Situazione sempre in agguato che può nascere da un paziente che lamenta l'insorgenza di una patologia infettiva, o da un collaboratore per una presunta malattia professionale

3. AMBITO PROFESSIONALE

Il rispetto di regole scritte garantisce il livello di qualità dell' attività che devono essere svolte, riduce gli sprechi di tempo per ripetizione di attività incomplete, semplifica la formazione del personale nuovo da inserire nel team di lavoro.

4. AMBITO CULTURALE

La diffusione di regole scritte aiuta a creare una sorta di "pensiero coerente" all' interno del team di lavoro, elemento che rassicura e fidelizza il paziente. Ad esempio, il dentista e l'igienista condividono le linee guida dell' approccio paradontale, creando i presupposti per una maturazione comportamentale del paziente: mantenere in modo rigoroso l'igiene a casa con l'uso dello spazzolino elettrico.

Conclusioni

Formalizzare le regole interne aiuta le persone a lavorare bene, ovvero a comprendere il proprio contributo al successo delle prestazioni. E questa è la leva più potente per la motivazione.

A cura di: Erika Leonardi, esperta di organizzazione aziendale; Davi Cussotto, odontoiatra libero professionista