I dati servono se raccolti con criterio. Ecco il "data quality" dello studio dentistico per strategie vincenti

Se prendere decisioni "di pancia" o, peggio, interpretare la realtà e poche informazioni attraverso il "pregiudizio" è rischioso (si veda questo approfondimento di Odontoaitria33), centrale può diventare il tema della raccolta e gestione dati dello studio, principalmente quelli riferiti alla gestione dell'attività clinica, oltre che di gestione dei preventivi, che di fatto includono molti aspetti tra cui:

• Numero e tipo di prestazioni, segmentabili per operatore.
  
• Valori dell'effettuato, che fornisce indicazioni fondamentali per le analisi economiche.
  
• Tempi delle prestazioni, di grande impatto nei costi operativi e nel controllo di gestione.
  
• Tempi di attesa del paziente, utili a comprendere il sistema di servizio.
  
• Dati socio demografici del paziente, che costituiscono il cosiddetto CRM.
  
• Analisi di efficacia commerciale, in particolare in merito ai tassi di accettazione.
  

I moduli che normalmente accolgono ed elaborano questi tipi di informazioni sono le statistiche sull'effettuato, sui preventivi, l'agenda (in chiave non solo di appuntamento ma anche di ciò che si fa durante l'appuntamento stesso e in quanto tempo) e l'anagrafica clienti, che deve progressivamente trasformarsi in un vero Customer Relation Management (CRM).

Negli studi dentistici vengono quindi accumulati numerosi dati, chiaramente utilizzabili solo se inseriti in un gestionale o su qualunque altro supporto elettronico, spesso senza che siano sfruttati nel migliore dei modi: nei software di gestione dello studio sono infatti nascoste opportunità che dovrebbero essere esplorate e valorizzate.

Ma come possiamo prendere decisioni, basate finalmente su dati reali, se le informazioni raccolte presentano errori, difetti, imprecisioni o mancanze?

Una raccolta dati efficace ed efficiente, con l'obiettivo di ottenere informazioni di valore ed evitare errori in termini di data quality, rappresenta le fondamenta di un'adeguata pianificazione strategica.

Se ad esempio, a fronte di campi codificati (tipo la sigla di una prestazione) si inseriscono note di comunicazione che di fatto "sporcano" l'informazione codificata, tali dati non sono uniformi. O se nell'inserimento dell'indirizzo i comuni vengono scritti manualmente in modo sempre diverso, i CAP non sempre sono presenti, etc. come è possibile realizzare delle statistiche sulla provenienza geografica dei pazienti?

Abbiamo centinaia di esempi di questo tipo, con segretarie, assistenti e medici che impiegano molto tempo, a volte sforzandosi di adottare nuovi modus operandi, per caricare dei dati che poi rimangono fini a sé stessi e non possono essere utilizzati statisticamente.

Ci capita spesso di riscontrare nel sistema gestionale dello Studio diversi database non interfacciati, un codice non univoco di appuntamento che non consente all'agenda di interfacciarsi con l'effettuato, criteri di assegnazione delle prestazioni non chiari, etc.

Ai fini di una migliore base informativa da poter utilizzare in futuro per prendere decisioni davvero oculate e strategiche, è quindi consigliabile utilizzare il metodo di estrazione dati proprietario del software, ciò aiuta a valutare extra sistema (ad esempio in un foglio di calcolo tipo Excel) imprecisioni, omissioni o veri e propri errori che possono ricorrere nella gestione dei dati, minandone seriamente la qualità.

Al fine di effettuare analisi sempre più precise è importante affrontare i problemi di data quality segnalati precedentemente. Una migliore qualità dei dati di input si tradurrà in miglior precisione delle informazioni di output, e quindi in un sistema informativo affidabile per assumere decisioni su base oggettiva.

Ancora una volta parliamo di attività non propriamente "di segreteria" e normalmente non svolte dai consulenti fiscali. Parliamo quindi di una vera e propria funzione manageriale, quella dell'office manager, che non può non essere prevista nello studio dentistico che vuole affrontare le sfide di un futuro già iniziato.

A cura di: Roberto Rosso per YouDentistS.r.l. Strategie di impresa per lo studio dentistico

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20 ottobre 2017: Possedere un sistema informativo per prendere le giuste decisioni