20 Dicembre 2022

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Nessuno ama le scartoffie. E men che meno l'idea di dovere archiviare faldoni e faldoni di documenti con la speranza di recuperare facilmente, magari dopo mesi o anni, il singolo foglio di cui probabilmente si avrà bisogno.

Fortunatamente, un gestionale moderno permette di ridurre drasticamente l'utilizzo della carta grazie alle sue funzioni per la cosiddetta dematerializzazione: oggi molti documenti tipici dello studio dentistico (dall'anamnesi ai preventivi, dal consenso informato alle fatture, sino al consenso al trattamento dei dati personali) possono infatti essere completamente paperless. Possono cioè nascere subito in forma digitale, per essere gestiti e poi archiviati sempre in tale forma, ossia senza mai essere stampati, mantenendo comunque un pieno valore legale.

I vantaggi di una gestione completamente digitale dei documenti sono immediatamente percepibili:

• si riducono drasticamente i costi in dispositivi di stampa e nei relativi consumabili (carta e toner);
• scompare la necessità di spazi fisici per la conservazione dell’archivio cartaceo;
• si alleggerisce il lavoro del personale amministrativo;
• si tutela l'ambiente dando una netta impressione di modernità dei propri processi.  

Allo stesso tempo, nel lavoro di tutti i giorni di uno studio dentistico è molto più facile gestire un documento digitale rispetto a uno cartaceo. Lo si può trovare molto più velocemente, per esempio, e senza errori, perché il gestionale lo associa automaticamente al paziente corretto.

Più in generale, le procedure codificate nel software stesso fanno in modo che in ogni processo, gestionale o clinico, vengano presentati – al paziente o ad altri interlocutori dello studio – i documenti opportuni al momento giusto. Il che, tra l'altro, riduce tanto i costi immateriali di gestione quanto il rischio di contenzioso per errori formali.

La dematerializzazione apre poi la strada a forme particolarmente "solide" di gestione dei documenti e dello storico. In forma digitale, archivi anche molto cospicui possono essere facilmente protetti salvandone più copie di backup in luoghi diversi.

In particolare, possono essere messi in sicurezza nel tempo da servizi di conservazione sostitutiva, che legalmente hanno lo stesso valore della tradizionale (molto più onerosa, per lo studio) conservazione a norma degli archivi cartacei.

E, comunque, un servizio certificato garantisce l’integrità e la salvaguardia dei documenti molto meglio di quanto potrebbe fare lo studio dentistico.  

OrisLine offre due strumenti di dematerializzazione: OrisPaperLess, per lo studio odontoiatrico e MyDoc per il laboratorio odontotecnico.